Pengertian Emergency Contact Number Di Kapal Yang Harus Di Update

Dalam situasi tertentu dimana kita harus menghubungi pihak perusahaan untuk memberikan informasi yang penting dan mendesak tentang suatu hal dengan sesegera mungkin. Pemberian informasi tersebut dapat dapat dilakukan oleh kru kapal maupun orang lain yang sedang ada di kapal yang dianggap berwenang.

Contoh emergency contact number yang wajib di post di kapal seperti di anjungan, messroom, kamar mesin dan tempat-tempat lainnya yang dianggap perlu

Pemberian informasi yang dimaksud adalah informasi penting dan mendesak yang membutuhkan koordinasi secepat mungkin ketika terjadi suatu keadaan darurat di kapal, sehingga kru kapal tidak memiliki waktu yang panjang untuk menghubungi pihak perusahaan.

Dalam situasi seperti itu, maka siapapun dapat menghubungi pihak kantor dan management dengan menggunakan Emergency contact number sebagai referensi untuk mendapat nomor telepon yang dapat dihubungi. Untuk lebih jelasnya simak penjelasan lengkap dalam artikel ini. 

Pengertian Emergency Contact Number

Emergency Contact Number adalah daftar nomor telepon dan informasi kontak penting yang harus segera dihubungi dalam keadaan darurat di atas kapal. Dokumen ini dibuat dan disiapkan oleh Ship Manager dan dipasang di lokasi strategis di seluruh kapal, seperti:

1. Anjungan (Bridge)
2. Kamar Mesin (Engine Control Room)
3. Kamar radio (Radio Room)
4. Kamar kapten (Master’s Cabin)
5. Crew Messroom
6. Officer Messrom
7. Cargo Cantrol Room
8. Citadel Room
9. Sekoci (Lifeboat dan Rescueboat)

Daftar kontak ini harus di tempel di semua ruang yang dianngap sebagai ruang kumpul, ruang kerja dan ruang yang dominan ditempati oleh kru kapal. Selain itu harus di tempel di area yang mudah terjangkau dan dapat terlihat dengan jelas.

Fungsi utama emergency contact number adalah untuk memastikan bahwa awak kapal dapat segera menghubungi pihak yang berwenang atau yang bertanggung jawab saat terjadi insiden, seperti kebakaran, kecelakaan, pencemaran laut, atau keadaan darurat lainnya.

Dokumen ini biasanya dicetak dan dipasang dalam bentuk formulir A4 atau dokumen PDF, dan harus diperbarui secara berkala biasanya setiap 3–6 bulan dan setiap kali ada perubahan kontak. Beberapa perusahaan pelayaran juga menyimpan data ini di sistem elektronik seperti SMS (Safety Management System).

Tidak mencantumkan dan tidak melakukan update pada informasi dokumen ini dapat menjadi temuan defisiensi saat inspeksi Port State Control, audit ISM, Sire inspection dan audit lainnya.

Isi Emergency Contact Number di Kapal

Berikut adalah daftar isi yang tercantum dalam dokumen Emergency Contact Number di kapal:

1. Nomor Perusahaan Pelayaran (Ship Owner / Ship Manager), meliputi nomor darurat yang aktif 24 jam, nama dan jabatan personal PIC (Person in charge) dan email atau fax.
2. Nomor P&I Club (Protection and Indemnity Insurance), meliputi Kontak perwakilan P&I yang menangani klaim atau insiden darurat dan termasuk nomor darurat luar negeri (jika ada).
3. Kontak Klasifikasi dan Surveyor, digunakan untuk laporan teknis mendesak, seperti kerusakan struktural atau class deficiency.
4. Kontak Agen Pelabuhan dimana kapal tersebut beroperasi. Setiap kapal berpindah pelabuhan maka kontak agen pun harus diganti sesuai dengan agen setempat. Hal ini untuk membantu pengambilan tindakan dengan cepat apabila terjadi suatu insiden di pelabuhan.
5. Kontak Penanggung Jawab ISM (Designated Person Ashore/DPA), sesuai persyaratan ISM Code, setiap perusahaan harus menunjuk DPA sebagai penghubung antara kapal dan daratan serta DPA harus dapat dihubungi 24 jam.
6. Nomor Emergency Responder seperti Marine Firefighting dan tim SAR setempat
7. Nomor kontak Pihak Berwenang seperti Flag State dan Port State Control
8. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut (jika kapal berbendera Indonesia)
9. Konsulat atau perwakilan negara pemilik kapal.

Dokumen ini harus dibuat oleh perusahaan pelayaran dan disertakan dalam SMS perusahaan sebagai pedoman oleh semua pihak, dan apabilah ada perubahan atau revisi maka pihak kantor harus menginformasikan pihak kapal melalui email dan melampirkan dokumen terupdatenya.

Pencantuman informasi emergency contact ini diatur dan direkomendasikan dalam beberapa regulasi penting, antara lain:

• ISM Code (International Safety Management Code) yang mengharuskan adanya prosedur darurat termasuk komunikasi dengan pihak darat.
• SOLAS Chapter IX tentang pengelolaan keselamatan kapal.
• IMO Circular MSC/Circ 1079  yang mengatur tentang pemeliharaan komunikasi darurat.
• Flag State Instructions biasanya beberapa negara memiliki ketentuan spesifik tentang format dan update informasi kontak ini.

Dokumen ini sangat dibutuhkan untuk membantu mempercepat koordinasi dan mitigasi risiko terutama ketika kapal dalam situasi kebakaran, tumpahan minya atau bajak laut dimana dalam situasi seperti ini waktu sangat terbatas untuk berpikir secata kritis. 

Juga sebagai keterbukaan dan transparansi tanggung jawab perusahaan yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab di darat dalam pengelolaan dan pemantauan pelayaran. Selain itu, awak kapal pun akan merasa lebih aman jika mengetahui jalur komunikasi dengan pihak luar yang tersedia setiap saat.

Lokasi:Jakarta Jakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Indonesia

Yakob Taruklangi I am Yakob Taruklangi, a professional seafarer who has been serving as a Deck Officer on tanker ship and offshore vessel since 2019. Throughout my career, I have gained valuable knowledge and experience in the maritime industry, which I am passionate about sharing with others. Writing allows me to reflect on my journey at sea and provide insights into shipping, seamanship, and life onboard, with the hope of contributing to the wider maritime community.

Share :